Sistem Pengurusan Graduan Lancarkan Istiadat Konvo UPSI

UPSI - Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT), Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) berjaya membangunkan Sistem Pengurusan Graduan untuk mengatasi masalah yang dihadapi sewaktu berlangsungnya Majlis Istiadat Konvokesyen. Sistem yang dibangunkan oleh Penolong Pagawai Teknologi Maklumat ICT, Tuan Syed Mohd Adib Syed Mohd pertama kali digunakan pada bulan Mac 2009 dan ia dibuat penambahbaikkan untuk digunakan pada Istiadat Konvokesyen ke-12 Sidang Kedua yang berlangsung dari 13 hingga 17 Oktober 2010. Menurut Timbalan Pengarah Pusat ICT, Puan Norazizah Othman, sistem ini mula dibangunkan sejak tahun 2008 selaras dengan keperluan pihak Bahagian Hal Ehwal Akademik untuk mengatasi masalah mereka dalam menguruskan graduan.

"Ianya telah dinaiktaraf dengan rakaman suara bagi menggantikan peranan dekan yang menyebut nama-nama graduan" katanya.

Penggunaan sistem ini berjaya mengatasi masalah menyebut nama graduan yang tidak tepat serta memudahkan dan melancarkan Majlis Istiadat Konvokesyen. Melalui sistem tersebut, katanya, terdapat beberapa komponen iaitu muat turun data graduan yang diambil dari maklumat akademik dan boleh dimasukkan susunan istiadat seperti agenda istiadat, bacaan doa, ucapan Tunku Canselor, Naib Canselor, Pro-Canselor dan penerima anugerah-anugerah. Antara ciri-ciri sistem ini ialah dapat merakam suara nama-nama graduan, muat turun data, papar nama graduan dan cetak kodbar.

"Kelebihan sistem ini ialah ianya kecil dan mudah dilaksanakan kerana menggunakan perkakasan yang minimum, menggunakan bahasa pengaturcaraan Visual Basic 6.0 dan pangkalan data Microsoft Access," katanya.

Penggunaan barkod juga boleh menggunakan kertas A4, kos yang murah dah lebih efektif berbanding kaedah lama di mana dekan akan terus menyebut nama graduan yang menerima ijazah melalui kodbar yang diberikan. Beliau berkata sistem ini juga telah berjaya menarik minat Institusi Pengajian Tinggi Awam yang lain seperti Universiti Pertahanan Nasional Malaysia (UPNM) untuk digunakan.

Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa), Prof. Dr. Zakaria Kasa
"Sistem yang sangat baik, dapat elak daripada melakukan kesilapan menyebut nama pelajar. Proses menyampaikan ijazah lebih cepat. Sesi konvokesyen dapat selesai lebih awal."

Dekan Fakulti Sains dan Matematik, Prof. Madya Dr. Mustaffa Ahmad
"Memudahkan dekan, tidak perlu menyebut nama pelajar lagi dan memberi tumpuan kepada meraikan graduan."

Dekan Fakulti Pendidikan dan Pembangunan Manusia, Prof. Madya Dr. Noor Shah Saad
"Tiada lagi tekanan dekan untuk menyebut nama pelajar."

Profesor, Fakulti Pengurusan dan Ekonomi/Mantan Dekan IPS, Prof. Dr. Omar Abdull Kareem
"Lebih efektif, menjimatkan masa, pergerakan graduan lebih teratur, masalah kesilapan meyebut nama dapat dikurangkan, kurang tekanan."

Timbalan Pendaftar Kanan, Bahagian Hal Ehwal Akademik, Pn. Azzah Abdul Latiff
"Sangat efisien, nampak seragam, lancar dan sangat konsisten. Tidak perlukan ramai staf untuk membantu."

Oleh: Sajaratul Nor Kasim dan Nurhayati Nasir, Foto: Nurul Hasniza binti Mohd Rashid
Sumber: Warta Kampus UPSI, Edisi: 1-15 Oktober 2010